Inhalt
Regeln für die elektronische Kommunikation mit der Stadt Willich
Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Willich gelten die folgenden Regeln:
1. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die Stadt Willich bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.
Die Stadt Willich eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen:
2. Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Formfreie Kommunikation
Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:
info@stadt-willich.de
Formfreie E-Mails können zusätzlich an alle auf www.stadt-willich.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadt Willich genannten E-Mail-Adressen gesendet werden.
Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren elektronisch abwickeln möchten (formgebunden), benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz eine der nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten zur formgebundenen elektronischen Kommunikation mit der Stadt Willich.
Formgebundene Kommunikation mittels Virtueller Poststelle
Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle auch elektronisch an die Stadt Willich gesandt werden. Der Eingang einer E-Mail bei der Virtuellen Poststelle gilt als Zugang im Sinne des § 130 BGB (d.h. Willenserklärungen werden wirksam, Fristen beginnen zu laufen etc.).
Nach § 3 a Abs. 2 VwVfG NRW kann - soweit der Zugang für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation eröffnet und nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist - die für viele Behördenvorgänge benötigte Schriftform (= eigenhändige Unterschrift) ersetzt werden. Voraussetzung ist, dass das elektronische Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Mit einer derartigen Signatur versehene elektronische Dokumente entwickeln dann die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.
Für signierte und/oder verschlüsselte E-Mails und Anlagen steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
Virtuelle Poststelle Stadt Willich, E-Mail-Adresse: vps@stadt-willich.de
Die Virtuelle Poststelle überprüft die Signatur auf Echtheit und Gültigkeit. Beachten Sie bitte, dass wir auf dieser E-Mail-Adresse aus Datenschutzgründen nur verschlüsselte E-Mails entgegennehmen. Unverschlüsselte E-Mails gelten als nicht den Kommunikationsregeln entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet.
Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Willich, von deren Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Willich dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Stadtverwaltung Willich stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.
Kommunikation mittels De-Mail
Die Übermittlung von De-Mails an die Stadt Willich ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr möglich. Die Stadt Willich ist über De-Mail unter der zentralen Eingangsadresse
poststelle@stadt-willich.de-mail.de
zu erreichen.
Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen. Die Stadt Willich eröffnet den Zugang für De-Mails eingeschränkt unter den auf unserer Seite "Zugangseröffnung für De-Mail" genannten Bedingungen.
3. E-Mail Dateianhänge, Formate
Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB zu begrenzen. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadtverwaltung Willich davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Stadtverwaltung Willich an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.
Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:
- Adobe Acrobat ab Version 6 (.pdf)
- Rich Text Format (.rtf)
- Textdateien im Format ASC II (.txt)
- Microsoft Word bis Version 2007 (.doc)
- Microsoft Excel bis Version 2007 (.xls)
- Microsoft Powerpoint bis Version 2007 (.ppt, .pps)
- Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
- Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)
Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - aktualisiert wird.
Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.
Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails). In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Stadtverwaltung Willich keine weitere Mitteilung.
4. Verschlüsselung, Diensteanbieter
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Willich unterstützt:
S/MIME
Öffentlicher Schlüssel
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.
Diensteanbieter
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden. Die Stadt Willich kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:
- S-Trust
- DATEV eG
- D-Trust
- TeleSec
- TC TrustCenter
- Deutsche Post Com
Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!
5. Verschlüsselung Ihrer Dokumente
Sofern Sie uns eine rechtsverbindliche E-Mail senden wollen, ist eine weitergehende Verschlüsselung zwingend erforderlich. Dadurch soll verhindert werden, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Hierfür benötigen Sie eine Signaturkarte, die Sie bei einem der oben genannten Zertifizierungsdiensteanbieter erhalten.
Beachten Sie bitte, dass solche signierten und verschlüsselten E-Mails nur auf folgender Adresse entgegengenommen werden können:
vps@stadt-willich.de
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie als Absender zu ermitteln sind.
6. Fragen zur elektronischen Kommunikation
Qualifizierte Elektronische Signatur
Weitere Informationen zu diesem Thema und Übersichten der Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie in der Rubrik "Qualifizierte elektronische Signatur" auf den Seiten der Bundesnetzagentur.
De-Mail
Bei De-Mail handelt sich um einen sicheren elektronischen Nachrichtendienst, mit dem das vertrauliche und nachweisbare Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet möglich ist. Für den Versand einer De-Mail ist es erforderlich, dass Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Allgemeine Informationen finden Sie unter www.de-mail.de.. Der Versand über De-Mail kann mit Kosten verbunden sein.
Kontaktpersonen
Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Willich, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail.
Die auf dieser Seite benannten Kontaktpersonen beziehen sich ausschließlich auf technische Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadt Willich. Bei fachspezifischen Fragen, Hinweisen, Anregungen, oder Ähnlichem anderer Art wenden Sie sich bitte an den jeweils zuständigen Geschäftsbereich.
7. Rechtliche Hinweise
Die Stadtverwaltung Willich übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Stadtverwaltung Willich sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Willich und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden oder Institutionen.
Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.
Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.